Auftragsbearbeitung
Da alle Einzelheiten in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, beschleunigt dieses System alle Phasen des Prozesses.
Verkaufsvorgänge
Neue Verkaufsvorgänge werden aus dem Kontext eines Kunden heraus erstellt. Anschrift, Versandart und Zahlungsbedingung werden automatisch aus den Kundendaten übernommen. Ebenso wird eine neue fortlaufende Nummer vergeben.
Weiterverarbeitung
Wenn zum Beispiel eine Auftragsbestätigung aus einem Angebot erzeugt wird, werden alle Informationen sowie Positionen aus dem Angebot übernommen. Anschließend können Sie das Dokument frei bearbeiten.
Positionen
Am einfachsten fügen Sie eine Position aus dem Produktstamm hinzu. In den Stammdaten sind die Produkte quasi als Vorlage hinterlegt. Beim Einfügen werden neben den Merkmalen und Stücklisten auch automatisch Rabatte und Sonderpreise des Kunden berücksichtigt. Wenn kein passender Datensatz vorhanden ist, können Sie ein ähnliches Produkt oder eine Leerposition hinzufügen und diese dann entsprechend anpassen.
Vorbereitete Textbausteine helfen Ihnen Standardvorgänge zu vereinfachen. Mit Titelzeilen, Hinweiszeilen und Zwischensummen strukturieren Sie den Aufbau. Ebenso wie mit dem Einsatz von Alternativpositionen oder die Abschaltung der Summenbildung.
Belegerzeugung
Belege werden grundsätzlich als PDF erzeugt und in der Vorschau angezeigt. Den Beleg drucken Sie wie jedes andere PDF-Dokument auf Ihrem Drucker aus oder versenden es direkt via Fax oder E-Mail. Es stehen Ihnen alle Wege der Archivierung offen.
Auftragsstatus
Über den Status des Dokuments und verschiedenen Übersichtslisten sind Sie zu jedem Zeitpunkt auf dem Laufenden.
Offene Auftragsbestätigungen
Solange der Auftrag offen ist, werden die Lagerartikel reserviert. Über den Auftragsstatus kann jederzeit der aktuelle Stand abgerufen und eventuell sofort ein Lieferschein generiert werden.
Offene Lieferscheine
Bei der Weiterverarbeitung von Auftragspositionen wird die Reservierung zurückgesetzt und der Artikel vom Lager abgebucht. Mit der Übersicht offener Lieferscheine sehen Sie die Lieferungen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Mit wenigen Klicks erstellen Sie daraus die Rechnung.
Fakturierung
Rechnungsausgang
Die Erstellung einer (Teil- / Sammel-) Rechnungen erfolgt in der Regel aus einem oder mehreren offenen Lieferscheinen heraus. Für Erstattungen erzeugen Sie eine Gutschrift.
Offene Posten
Über die Ansicht der offenen Rechnungen behalten Sie die Zahlungen im Blick und erinnern mit der Mahnung die Spätzahler. Zahlungseingang Geldeingänge können direkt zu den Rechnungen verbucht werden.
Mahnwesen
Das Mahnwesen arbeitet in mehreren Stufen. Für jede Mahnung können Sie die Texte frei formulieren oder einfach die Vorlage benutzen.