Durch die Integration des Dokumentenmanagements (DMS), sind wichtige Dokumente immer verfügbar und auch direkt mit dem Kunden oder Lieferanten verknüpft.
Dateien sind in der Regel Dokumente, die nicht innerhalb des Systems erstellt oder verarbeitet werden, aber dennoch strukturiert im System abgelegt werden sollen. Dazu verknüpfen Sie die Dateien mit Datensätzen wie zum Beispiel Kontakten oder Projekten.
Informationen und Kommunikationsvorgänge zu den einzelnen Dokumenten werden durch komfortable Funktionalitäten wie Zuordnung von Verantwortlichkeiten, Beschreibung durch frei definierbare Stichwörter optimiert.
Mit der integrierten Versionsverwaltung können Dokumente in unterschiedlichen Bearbeitungsphasen abgelegt werden. Über die Auschecken und Einchecken-Funktionen ist klar geregelt, welcher Benutzer das Dokument gerade bearbeitet. Alle Zwischenschritte bis zum fertigen Ergebnis werden so gespeichert und bleiben erhalten. Solange ein Benutzer ein Dokument bearbeitet, ist der Download für andere Benutzer gesperrt.
Die klassische Korrespondenz per Brief hat ihre Vorteile und wird noch lange Teil des Geschäftsalltags sein. Damit auch diese Art der Kommunikation ohne Wechsel des Systems möglich ist, ist für den perfekten Ausdruck Ihrer Briefe ein PDF-Generator integriert.
Mit einer individuell gestalteten Vorlage für das Briefpapier erhalten Sie Ihre durchgängige Corporate-Identity. Die Vorlage erstellen Sie z.B. in OpenOffice wie ein normales Dokument, speichern im PDF-Format und laden diese Datei in der Mandantenverwaltung hoch. Das so hinterlegte PDF-Dokument wird für alle Briefe, Rechnungen, etc. als Hintergrund verwendet.
Über die Drucken-Funktion wird automatisch eine fertige PDF-Datei erzeugt. Diese Datei können Sie direkt auf Ihrem lokalen Drucker ausdrucken, lokal speichern oder als Anhang per EMail versenden.
Zur Vermeidung von Medienbrüchen, sollte die gesamte Kommunikation in einem System abbildbar sein. Nur so entsteht eine zuverlässige Historie in der Kundenakte. Ganz gleich, ob Sie Ihrem Kunden eine Nachricht senden oder Sie ankommende EMails in der passenden Akte archivieren.
Ihren allgemeinen und/oder persönlichen EMail-Account integrieren Sie ganz einfach per IMAP in das System. Ihre EMail Korrespondenz, inklusive Anlagen, wird in der Datenbank abgelegt und mit entsprechenden Kontakten und Projekten verknüpft.
Wie bei allen Vorgängen im System, können Sie weitere Aktionen (Stichwörter, Wiedervorlage, Lesezeichen, etc.) zuordnen.
Endlich ist die EMail-Korrespondenz per Mausklick in der Kundenakte - und für jeden im Blick.
Einige AVM-Fritzboxen bieten eine Fax2EMail-Funktion, die ankommende Faxe in PDF-Dateien umwandelt und diese an eine vorgegebene EMail-Adresse sendet. Ist die Telefonnummer des Absenders dem System bekannt, gelangen die eingehenden Faxe direkt in die dazugehörende Akte des Absenders. Ähnliches funktioniert bei Fotokopierern und Scannern mit Scan2EMail-Funktion. Sie scannen ein Dokument und senden es an Ihre EMail-Adresse. Danach verknüpfen Sie im System das EMail-Dokument mit der betreffenden Akte.
Der Schlüssel zum Erfolg im Vertrieb sind regelmäßige Vertriebskontakte mit relevanten Informationen für Interessenten. Mit den laufend gepflegten Kundenprofilen ist eine bedarfsgerechte Kontaktaufnahme möglich.
Das Zauberwort heißt hier „Verteilerlisten“. Dazu zählen Mailinglisten für bestimmte Produkte, aber auch Kontaktverteiler für Hausmessen oder Weihnachtsgrüße. Auf dieser Basis lassen sich Kampagnen mehrstufig planen und laufend optimieren. Natürlich wird jede Kundenreaktion in der Kundenakte festgehalten, wodurch das Kundenprofil immer präziser wird. Durch gut aufeinander abgestimmte E-Mail- und Briefkampagnen kann die Effizienz von Vertriebsaktionen deutlich gesteigert werden.