Für Handelsunternehmen ist das Warenwirtschaftssystem, das zentrale IT-System. Es beschleunigt Geschäftsabläufe und machen sie transparenter. Und idealerweise ist das Warenwirtschaftssystem auch mit dem Kontaktmanagement gekoppelt.
Die Produktstammdaten sind ein wesentlicher Bestandteil der Auftragsbearbeitung. Sie dienen dort als Kopiervorlage und können nach dem Einfügen als Position beliebig angepasst werden. Aussagekräftige und vollständige Angaben sind dabei ein wichtiger Baustein im Marketing und Vertrieb.
Zu jedem einzelnen Produkt werden wenigstens die Bestellnummer und Produktbezeichnungen hinterlegt. Bei Bedarf in verschiedenen Landessprachen oder kundenspezifisch.
Die zentrale webbasierte Pflege der Daten bringt einen großen Nutzen im Marketing und Vertrieb:
Neben den obligatorischen Artikeltexten können beliebig viele Name/Wert-Kombinationen angelegt werden, die für bestimmte Sprachen oder Verwendungszwecke freigegeben sind.
Zu jedem Produkt können beliebig viele Dateien hochgeladen werden. So sind Abbildungen, Zeichnungen, Datenblätter, etc. mit ihren speziellen Einstellungen die Grundlage auch für Katalogsysteme und die Präsentation im Internet.
Die vorhandene Liste von Bestell-, Inhalts- und Preiseinheiten verwendet die üblichen UN/ECE-Codes.
Preise werden grundsätzlich ohne Mehrwertsteuer angegeben.
Professionelle Lagerführung mit Kontrolle aller Bewegungen und Bestände.
Alle Bewegungen (Wareneingänge, Lieferungen, Lagerkorrekturen, Retouren) werden in der Lagerwirtschaft registriert und sind im Produktdatensatz einsehbar. Der belegorientierte Aufbau der Software liefert die aktuelle Übersicht über Lagerbestand, den verfügbaren Bestand, die Bestellmenge, die reservierte Liefermenge und die berechnete Menge. Das Lagerbewegungsprotokoll zeigt jede Änderung des Lagerbestandes, jede Reservierung und Bestellung in einer Historie an. Damit ist der Bestand zu jedem Zeitpunkt nachvollziehbar.
Das System enthält einen Generator zur Erstellung von Produkt- bzw. Lageretiketten. Auf der Basis von einmal hinterlegten Vorlagen wird passend für einen Etikettendrucker eine PDF-Datei erstellt. Unter Berücksichtigung von Barcodes, kann auch die Erfassung von Bestellungen mit einem Barcode-Scanner vereinfacht werden.
Eine Inventurfunktion erlaubt die Korrektur von Lagermengen nach der physischen Aufnahme. Die Inventurlisten werden vom System ausgedruckt, mit den Inventur-Zählmengen im Lager ergänzt und dann wieder ins System übernommen. Auch sonstige Änderungen (zum Beispiel leihweise Entnahmen) werden als Lagerbuchungen aufgezeichnet.
Der von Ihnen definierte Mindestbestand und die Bestellmenge für das Lager sorgen im Zusammenspiel mit dem Bestellvorschlagswesen dafür, dass die benötigten Produkte immer verfügbar sind.
Dank optimierter Prozesse werden Sie von Ihrer Auftragsbearbeitung bestmöglich unterstützt. Das verschafft Ihnen Spielraum für die Entwicklung neuer Konzepte und die Umsetzung neuer Projekte.
Da alle Einzelheiten in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, beschleunigt dieses System alle Phasen des Prozesses.
Neue Verkaufsvorgänge werden aus dem Kontext eines Kunden heraus erstellt. Anschrift, Versandart und Zahlungsbedingung werden automatisch aus den Kundendaten übernommen. Ebenso wird eine neue fortlaufende Nummer vergeben.
Wenn zum Beispiel eine Auftragsbestätigung aus einem Angebot erzeugt wird, werden alle Informationen sowie Positionen aus dem Angebot übernommen. Anschließend können Sie das neue Dokument frei bearbeiten.
Am einfachsten fügen Sie eine Position aus dem Produktstamm hinzu. In den Stammdaten sind die Produkte quasi als Vorlage hinterlegt. Beim Einfügen werden neben den Merkmalen und Stücklisten auch automatisch Rabatte und Sonderpreise des Kunden berücksichtigt. Wenn kein passender Datensatz vorhanden ist, können Sie ein ähnliches Produkt oder eine Leerposition hinzufügen und diese dann entsprechend anpassen.
Vorbereitete Textbausteine helfen Ihnen Standardvorgänge zu vereinfachen. Mit Titelzeilen, Hinweiszeilen und Zwischensummen strukturieren Sie den Aufbau. Ebenso wie mit dem Einsatz von Alternativpositionen oder die Abschaltung der Summenbildung.
Belege werden grundsätzlich als PDF erzeugt und in der Vorschau angezeigt. Den Beleg drucken Sie wie jedes andere PDF-Dokument auf Ihrem Drucker aus oder versenden es direkt via Fax oder E-Mail. Es stehen Ihnen alle Wege der Archivierung offen.
Über den Status des Dokuments und verschiedenen Übersichtslisten sind Sie zu jedem Zeitpunkt auf dem Laufenden.
Solange der Auftrag offen ist, werden die Lagerartikel reserviert. Über den Auftragsstatus kann jederzeit der aktuelle Stand abgerufen und eventuell sofort ein Lieferschein generiert werden.
Bei der Weiterverarbeitung von Auftragspositionen wird die Reservierung zurückgesetzt und der Artikel vom Lager abgebucht. Mit der Übersicht offener Lieferscheine sehen Sie die Lieferungen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden. Mit wenigen Klicks erstellen Sie daraus die Rechnung.
Die Erstellung einer (Teil- / Sammel-) Rechnungen erfolgt in der Regel aus einem oder mehreren offenen Lieferscheinen heraus. Für Erstattungen erzeugen Sie eine Gutschrift.
Über die Ansicht der offenen Rechnungen behalten Sie die Zahlungen im Blick und erinnern mit der Mahnung die Spätzahler. Zahlungseingang Geldeingänge können direkt zu den Rechnungen verbucht werden.
Das Mahnwesen arbeitet in mehreren Stufen. Für jede Mahnung können Sie die Texte frei formulieren oder einfach die Vorlage benutzen.
Mit den Funktionen der Einkaufsverwaltung behalten Sie den Überblick über alle relevanten Geschäftsprozesse der Einkaufsabteilung, von der Angebotsanfrage über den Bestellvorschlag, die Bestellung, die Wareneinlagerung bis hin zur Datenübergabe an die Eingangsrechnungsprüfung.
Die Lieferantenverwaltung automatisiert einen Großteil der zeitaufwendigen, täglichen Kommunikation und Interaktion. Für den weiteren bestellbezogenen Schriftverkehr werden CRM-Funktionen wie E-Mail, Brief, Dateiablage und Aktennotiz verwendet.
Das Bestellwesen arbeitet eng mit dem vorhandenen Produktstamm zusammen. Die Einkaufskonditionen eines Produktes bei verschiedenen Lieferanten werden im Stammdatensatz verwaltet. So können Sie bei jedem Produkt unbegrenzt viele Lieferanten bzw. Einkaufsquellen mit deren jeweiligen Bestelldaten wie Bestellnummer, Einkaufspreise, etc. hinterlegen.
Die Bearbeitung und Erstellung der Bestellvorgänge erfolgt analog zu der Bearbeitung der Vorgänge im Verkauf. Unterschiede bestehen lediglich darin, dass Sie bei der Neuerfassung einer Bestellung einen Lieferanten statt einen Kunden auswählen. Vorhandene Bestellungen werden zu Wareneingängen bzw. Bestellstornierungen fortgeführt.
Natürlich ist es möglich, jederzeit Waren zu bestellen, indem Sie eine neue Lieferantenbestellung erzeugen und Positionen in die Bestellung aufnehmen. Komfortabler ist es jedoch, wenn Sie dazu die Vorschlagsfunktion nutzen. Ob Sie nun die Mindestmengen im Lager auffüllen müssen oder einen speziellen Artikel im Kundenauftrag aufgrund eines neuen Auftrages bestellen wollen, der Bestellvorschlag gibt Ihnen den nötigen Überblick. In das Bestellvorschlagswesen fließen automatisch alle nötigen Daten aus dem Lager, dem Auftrag, der Produktion oder aus manuell generierten Bestellvorschlägen ein. Der Bestellvorschlag berücksichtigt den aktuellen Lieferanten und dessen Konditionen. Auswertungen über offene Bestellmengen und noch nicht bestellte Artikel können jederzeit angezeigt werden.
Direkt in der Bestellung können gelieferte und in Eingangsrechnungen berechnete Bestellpositionen mit den entsprechenden Mengen angezeigt werden. Fehlmengen sind so schnell erkannt.
In der Regel wird der Wareneingang aus der Lieferantenbestellung durch Weiterführung erstellt. Dabei werden die ausgewählten Positionen übernommen und Ihre Aufgabe besteht nun darin, durch Vergleich mit dem Lieferschein des Lieferanten alle gelieferten Positionen zu markieren und zu prüfen, ob die erwartete Menge mit der gelieferten Menge übereinstimmt.
Insgesamt gibt es zwei Arten von Wareneingängen:
Wenn der Wareneingangslieferschein auf den Status geliefert gesetzt wird, werden alle entsprechenden Lagerbuchungen automatisch erstellt und die Lagerwerte der Produkte neu berechnet.
Die Wareneingangsrechnungsverwaltung stellt das Kontrollinstrument für die Buchhaltung zum Vergleich mit der Lieferantenrechnung dar. Sie können die Preise mit denen der Rechnung vergleichen und sofort Abweichungen feststellen. Zusätzlich können Sie die in der Rechnungssumme enthaltenen Kosten mit aufnehmen, um die Endsumme zu überprüfen. Die Integration in das Gesamtsystem ermöglicht ein effektives Qualitäts- und Kostenmanagement. Das System stellt hiermit ein optimales Kontrollinstrument gegenüber den Lieferanten dar.
Für kleinere Produktionsbetriebe bietet das BRODEL-System die notwendige Funktionalität. Es unterstützt Serien-, Werkstatt- und Einzelfertigung. Durch die Integration der Produktion in das Gesamtsystem ist ein Datenaustausch mit allen anderen Bereichen problemlos möglich.
Für die korrekte Lagerführung werden hier die Verkaufsstücklisten um den Bereich der Fertigung ergänzt. Durch diese Funktion werden die Einzelteile aus dem Lagerbestand abgebucht und die erzeugten Fertig-, oder Halbfertigprodukte in das Lager zugebucht.
Die Produktionsstückliste beschreibt ein fertiges Produkt, bestehend aus unterschiedlichen Mengen unterschiedlicher Komponenten. Bei dem Produktionsprozess kann es sich um die Fertigung, die Montage, das Verpacken oder eine andere Art von Prozess handeln. Bei den Komponenten kann es sich um physische Artikel (zum Beispiel eine Schraube oder ein Holzbrett) oder virtuelle Objekte (zum Beispiel Arbeitsstunden) handeln.
Die Stücklistenfunktion hilft Ihnen außerdem bei der Kalkulation, Preisfindung und später bei Kontrollen. Dazu wird neben den kalkulatorischen Einkaufspreisen, die sich aus historischen Einkaufswerten berechnen, auch die regulären Verkaufspreise aufsummiert.
Der Produktionsauftrag ist das zentrale Steuerungselement für die Bewegungsdaten der Produktion. Er greift entweder auf eine bestehende Stückliste zurück (Serienfertigung) oder erlaubt eine direkte Anlage der Einzelkomponenten (Einzelfertigung). Die Stücklisten können nachträglich modifiziert werden (Kleinserien-, Einzelfertigung). Durch die direkte Einbindung in die Warenwirtschaft arbeiten Sie verzögerungsfrei von der Auftragsannahme über die Fertigung bis zur Kommissionierung.
Die Angabe einer negativen Menge führt zur Demontage und dient dem Zerlegen eines Produktes in seine Komponenten. Das Produkt wird in einzelne Teile zerlegt, die dann gelagert und verkauft werden können. Benutzer können zum Beispiel ein gebrauchtes Auto kaufen, es zerlegen und die einzelnen Komponenten verkaufen. Das System überprüft die Materialverfügbarkeit bei der Produktionsplanung, ermittelt die maximale Produktionsmenge und meldet fehlende Lagermengen an das automatische Bestellvorschlagswesen im Einkauf. Im Fall mehrstufiger Stücklisten können bei mangelnder Verfügbarkeit eines verwendeten Produktes über die Produktionsvorschlagsfunktion weitere Produktionsaufträge generiert werden.
Mit dem integrierten PDF-Generator können Produktionspapiere erstellt werden, die die interne oder externe Vergabe der Aufträge koordinieren.
Der Status des Auftrags gibt stets Auskunft über den Abarbeitungsstand der Fertigung. Solange der Auftrag in Produktion ist, sind alle Einzelteile im Lager reserviert und der Hauptartikel gilt als bestellt. Mit der Fertigstellung werden dann alle etwaigen Lagerbuchungen automatisch vorgenommen.